2023年档案管理系统(通用14篇)

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档案管理系统篇一

甲方：乙方：

经甲乙双方友好协商针对档案管理系统达成如下协议：引言。

为了更好的理解软件需求，开发出更适合用户使用的软件，开发小组通过编写文档，定义了软件总体要求，作为用户和开发人员以及其他相关人员之间沟通的基础。

描述基本功能、数据库等内容，作为软件开发人员进行软件结构设计和编码的基础，力求通过本软件解决用户现存的问题，帮助用户更好的管理和利用档案，为工作提供便利。

（一）后台数据库。

软件后台数据库采用sql数据库，选择sql数据库的原因有：档案数据量大，而且检索频繁，提高数据库能力。可通过数据检索的速度成了必要的问题，而sql在处理数据方面更快一些。

sql数据库有新的分布式数据库能力。可通过网络较方便地读写远端数据库里的数据并有对称复制的技术。sql数据库相对其他数据库安全机制更好一些。

（二）开发技术。

软件采用aspnet技术开发。此技术的优点：

1、可管理性：aspnet使用基于文本的、分级的配置系统，简化了将设置应用于服务器环境和web应用程序的工作。因为配置信息是储存为纯文本的，因此可以在没有本地管理工具的帮助下应用新的设置。配置文件的任何变化都可以自动检测到并应用于应用程序。

2、安全、aspnet为web应用程序提供了默认的授权和身份验证方案。开发人员可以根据应用程序的需要很容易的添加删除或替换这些方案。

3、易于部署通过简单的将必要的文件复制到服务器上，aspnet序即可部署到该服务器上。不需要重新启动服务器，甚至在部署或替换运行的已编译代码时也不需要重新启动。

4、增强的性能：aspnet是运行在服务器上的已编译代码。与传统的activeserverpagesasp不同，aspnet能利用早期绑定、实时jit编译、本机和全新的缓存服务来提高性能。

5、灵活的输出缓存：根据应用程序的需要，aspnet可以缓存页数据、页一部分或整个页。缓存的项目可以依赖与缓存中的文件或其他项目，或者可以根据过期策略进行刷新。

6、国际化：aspnet在内部使用unicode以表示请求和响应数据。可以为每台计算机、每个目录和每页配置国际化设置。

7、移动设备支持：aspnet支持任何设备上的任何浏览器。开发人员使用与用于传统的浏览器相同的编程技术来处理新的移动设备。

8、扩展性和可用性：aspnet被设计成可扩展的、具有特别专有的功能来提高群集的、多处理换季的性能。此外，internet信息服务（iis）heasp，net运行时密切监事和管理进程，以便在一个进程出现异常时，可以在该位置创建新的进程使用程序继续处理请求。

根据可行性的研究的结果和客户的需求分析现有情况及问题将档案管理软件初步划分为以下功能模块系统管理数据字典定义案卷著录档案查询档案借阅档案销毁档案统计等功能模块一系统管理1部门管理组织机构的管理1添加填写部门名称部门编号自动生成2删除以定义全宗号的单位不能删除3修改只能修改名称不能修改编号2用户管理档案系统用户信息的管理。

1）分配账号为员工分配账号并设置初始密码使用本系统的员工以本人账号进入系统已达到实名制的目的做到有据可查2密码设置当用户忘记自己的密码时管理员可以通过本操作将该账户的密码恢复为初始密码3删除账号删除用户账号账号一旦分配不应频繁删除必要时可将该用户账号停用4修改账号修改用户名密码不能修改账户与员工的对应关系防止恶意操作5用户锁定解锁禁止或允许某用户进入系统3权限管理用来管理用户的权限1单用户赋操作权限按照档案类别分权限用户拥有某一类档案的操作权限才可以维护该类档案2新建用户组建立用户做可以实现对组内的多人之中分配权限3添加用户做成员将具有同等权限的员工添加到用户组以方便为多人分配权限。4为用户组赋权限建立用户组后可以集中对用户赋权限轻松管理用户权限4仓库设置主要填写存放档案的物理位置房间编号档案箱编号档案盒编号等1添加仓库设置房间编号名称以及档案柜起止编号便于档案存储位置的定位2删除仓库当仓库挪作它用时可删除仓库记录首先必须将仓库内的档案箱移动到其他仓库内否则不允许删除3修改仓库修改房间名称4添加柜子选择对应仓库添加柜子新添加的柜子为所在仓库的最后一个编号5柜子移动柜子从一个仓库移到另外一个仓库移动到目的仓库后编号按照目的仓库的流水继续编号6)添加档案盒选择柜子填写盒子编号全宗旨的自然编号二数据字典管理数据字典管维护可以对常用的数据输入项如密码保管期限等进行必要的编码和名称设置一提高数据输入是的速度可以根据行业标准设置档案号的生成规则自动生成档号。

1、全宗号编制统一指定立档单位的代码位数是有用户指定2密级设置统一绝密机密秘密内部限国内公开对外公开3保存期限1永久2)长期用户自定义时间长短3短期用户自定义时间长短4档案保存期限有5年15年25年和永久5档案分类维护一级二级和三级设备仪器档案有三级分类一级分类不同三级分类也不同如科学技术研究类档案第三类一般研究课题分类分类添加后部建议删除特别是该分类下有案卷时更不应删除1维护分类名称2)维护分类选项6档号生成规则1新建档号生成规则每一类档案对应一个生成规则2档号生成规则与打雷对应设定对应关系以达到每一大类都有相应档号生成规则且不重复3生成档号的各码段定义码段名称码段描述父值段4注码段类型分类固定码段选值码段流水码段。

7维护序号代码名称三档案管理1档案移交记录档案移交情况2档案接收记录接收的档案原单位数量交接人等信息3添加档案添加案卷和卷内文件并标明文件状态破损丢失污染等1选择立档单位二级分类三级分类如果存在保存期限起始日期终止日期密卷密级立档存放位置等信息选择完毕根据对应的档号生成规则生成档号2添加文件选择案卷填写题名等信息4删除档案如果案卷下有文件则提示是否执行执行的话将删除案卷记录及卷内文件记录备考表记录删除将不可恢复档案一旦记录不应频繁删除。

5修改档案修改案卷卷内文件6案卷装盒选择要装盒的档案惊醒装盒操作7档案销毁选择需销毁的档案记录生成销毁单提交审批审批完成后档案保管员确认销毁并记录销毁监督人等信息销毁操作才能执行8销毁记录查询查询已销毁档案以及操作员监督人销毁方式销毁时间等9档案借阅借阅人到档案室借阅档案时由保管员进入系统找到要借阅的文件提交申请审批人批复同意借阅人才可以到档案室取档案10借阅登记借阅人到档案取档案时档案保管员登记借阅记录包括借阅人审批单号借阅时间借阅天数等。

11档案归还借阅人归还档案时档案保管员登记归还人归还时间档案是否完好等信息12档案复印操作同档案借阅13复印登记档案保管员登记复印信息包括档号请求人复印时间复印份数操作员等14档案阅览操作同档案借阅15阅览登记档案保管员登记阅览信息包括档号阅览人阅览时间是否有损坏或缺损操作员等16档案移库移柜修改案卷操作里修改存放位置可以批量移动17档案借阅审批批准或拒绝档案借阅申请。

18档案销毁审批批准或拒绝档案销毁申请19档案借阅查询查询某一段时间某个人或某份档案的借阅记录四档案查询1关键字查询按案卷题名关键字卷内文件题名关键字查询定位到卷内文件并显示存放位置存放位置定位到档案盒2分类查询按照分类查询档案可查询某一工程项目的所有档案3精确查询输入档案号查询该档案的文件和物理存放位置4按照箱号查询查询某一档案存放的事哪一类的档案五数据导出将查询结果导出为excel文件另外保存。

修改密码用户进入系统后可修改密码甲方地址电话签字盖章乙方地址电话签字盖章。

档案管理系统篇二

档案管理工作是档案提供利用的前提， 档案经过整理，可以检验收集工作的质量，便于档案的鉴定、保管、统计和检索，促进档案工作各环节的良性运动。为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，为加大档案规范化管理力度，更有效地积累、保护和利用我公司档案资源，更好地为公司生产销售等发展服务，现按照安徽省档案管理标准的要求，结合我公司的工作实际，特制订实施方案如下：

一、成立档案整理工作领导小组，制定档案的分类方案，保管期限表和归档范围。

二、对单位的文件材料做认真的收集、分类、划期、立卷归档。

三、按照不同类别及其相互关系，进行合理的'排列归类。

四、编写档案案卷目录等检索工具及编研工作，有序地为档案的提供利用工作服务。

二、档案的保存

1、保存地点：办公室档案柜

2、保存内容：包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

         3、保存的具体方法见******科技有限公司档案管理制度规定。

三、实施步骤

(一)准备阶段(20**年11月-20**年 12月)

1、考察学习，借鉴经验。由公司分管档案工作的领导指导，办公室相关人员参加，协同 档案管理员建立档案室。同时档案管理员自身加强对档案管理的学习，逐步落实具体计划实施方案。

2、严格执行和完善安徽****科技有限公司制度。根据国家档案局，结合我局实际，在深入调查的基础依据《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案管理条例》的有关规定上，完善公司文件材料分类方案、归档范围和保管期限表，为归档文件材料的收集整理提供参照依据和标准。

3、成立档案管理领导小组。为确保公司档案目标管理达到标准化、规范化， 成立档案部组长，公司相关成员、公司各部(单位)主要负责人及相关责任成员的档案管理达标工作领导小组，组织实施我公司档案管理实施工作。领导小组主要负责全公司人员的统一协调、项目论证、任务安排、经费使用监督和协商联系等档案管理工作。

4、召开档案组成立大会。召开由相关责任领导、中层以上干部和责任人组成成员参加的档案档案工作动员会，安排介绍公司档案管理工作的规定及实施方案。同时，组织相关人员学习《档案法》及相关档案业务知识。

(二)实施计划(20**年 1月-20**年2 月)

1、收集整理各门类档案资料。

(1)文书文件材料的收集整理

按照归档范围对20**至20**文书文件材料进行收集整理，对已经归档整理的文书案卷，按照标准进行全面系统检查整改，进一步规范。

(2)生产档案

自生产投产以来文件、资料和图纸，和其它相关图纸等进行重新装盒、编号整理。

(3)会计档案收集齐全，进一步规范。

(4)声像、图片文件材料的收集整理

对我公司在工作中形成的反映历史面貌及工作职能的重要会议、重大活动、工作成果包括生产成果、专利申请、工程管理、科研培训、专家(政务要员)考察来访等类型的声像、图片资料进行收集和规范整理。

(5)电子文档文件材料的收集

对一部分整理不规范，散存在科室单位和个人手中的电子文档等进行收集和保护，规范整理。

(6)实物材料的整理

对我公司获得的奖证、奖牌、奖杯、奖品等具有保存价值的实物进行收集，分类存放档案室。

2、制定和完善档案管理制度。根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》等有关文件规定，建立健全归档、保管、保密、鉴定销毁、统计和利用等档案规章制度。同时结合本公司工作实际，制定相关门类资料的管理办法，如会计档案、电子文本及图片等，进一步规范各门类档案资料的整理。完善《档案人员岗位责任制》、《立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案查阅须知》等制度。

3、做好档案信息编研工作。编写全宗介绍、立卷、说明、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编，整理专题汇集、发文汇集等参考资料，收集统计档案工作基本情况，编制案卷目录、案卷文件目录等检查工具。

4、完善基础设施，改善档案保管条件。一是档案室的位置、防护结构要求进行检查维护。二是购置安装、标准摆放档案密集架，合理安排档案库房、阅档室(荣誉室)和档案人员办公室，做到“三分开”;配齐档案柜、防磁柜、空调、抽湿机、装订机、刻录机、电脑、吸尘器、温湿度计、防光窗帘等设备设施，达到防尘、防光、防鼠、防虫等八防要求。三是将档案管理的相关制度上墙，整理好的各门类档案上架入库保管。

为有效地保护和利用档案，促进各项工作的顺利开展，提升我镇档案管理水平，将档案管理纳入规范化，有序化、常态化的法治轨道，现结合实际，制定本方案。

一、存在的问题

1、基础设施老旧。**镇现有档案室2间36平米左右，面积偏小，环境简陋、存在漏雨、阳光直射、潮湿、通风不良，墙壁掉皮等现象，无防火设施、档案柜陈旧，部分生锈打不开，使档案受潮、发霉。

2、档案收集不全。各站所、村、社区形成的文档材料、专业档案和照片收集、整理收集不完整，归档率低。部分文书档案遗失、年份衔接断档，重要档案丢失。

3、档案意识淡薄。各站所、村、社区没有形成良好的存档意识，档案未及时交到镇档案室管理，致使档案散落丢失。养老保险、土地确权等部分基础档案自行保管，安全性不高，利用率低。

二、工作目标

结合**年县档案局执法检查和年终考核，集中整理各站所、村和社区10年(20**年-**年)档案，形成环境良好、存档有序、便于查阅、管理规范的新局面。

三、整改步骤

(一)准备阶段

制定整改方案，设置专门档案室，采购密集柜与相关硬件设施，明确相关负责人。召开部署动员培训会议。邀请县档案局专业工作人员进行培训、培训内容为档案年限的分类、接收档案类型和存档流程等。参加培训人员：档案室工作人员、各站所、村和社区工作人员各1名。(**年1月26日)

(二)实施阶段

1、各站所档案，各站所抽调一名工作人员负责整理、按年限装订后移交镇档案室。镇征地、土地管理、养老、医疗保险、土地确权、民生等档案为重点档案，全部移交到镇新档案室管理。(**年1月22日—-**年2月18日)

2、每个村和社区整理20**年—**年每年的各项计划、安排、总结、各类报表、会议记录、发展党员及亮点工作，由各村、社区装订成册后及时移交镇档案室管理。(**年2月26日—**年3月10日)

(三)验收阶段邀请县档案局专业工作人员进行验收，验收标准与其他乡镇标准一致。对于验收不合格的由相关工作人员在专业人员的指导下，继续整理，直到验收合格为止。(**年3月20日—4月1日)

四、工作要求

1、加强组织领导。各站所、村和社区对此次工作要高度重视、积极配合，组织专人认真梳理20**年至**年重点档案，移交镇档案管理人员将其存档，以防档案遗漏、丢失。镇经济发展中心做好档案用具的采购、装订、保障工作，党政办李晓雪负责全部档案接收、验收工作。党政办视工作需要协调、抽调相关工作人员推进此项工作。

2、加强督促指导。实施过程中将邀请县档案局专业人员进行现场指导，镇党政办在做好全镇档案档案整理的同时，加强档案移送审核，凡不符合标准一律退回直到合格为止。

3、加强验收考核。此项工作列入**年党风廉政考核范畴，同时实行阶段考核排名计分制，各责任单位和责任人奖优罚劣。凡不能按工作要求完成工作任务的，每年档案缺一年的，责任单位扣除党风廉政建设2分。

档案管理系统篇三

1.公司财务银行预留印鉴章由公司计划财务部负责管理和使用,公司公章和其余印章由综合办公室负责保管和使用。

2.指定印章管理员必须妥善保管印章,不得将印章随意放置或转交他人,如因事离开岗位需移交他人的,可由部门负责人指定专人代替。

3.公司不允许开具盖有公司公章的空白证明,如因工作需要或其它特殊情况确需开具的,必须经公司总经理书面批准,印章管理员做特别登记。

4.严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要,确需将印章带出使用,需填写印章外带审批单,由分管领导及总经理签批后方可带出,印章外带期间,携带人员必须在两名以上,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。

(二)印章使用程序。

1.各类材料需盖印章的,须凭盖章审批单,由部门填写,经总经理签字后方可加盖。印章管理员要亲自盖章,不可交他人代用。如事情紧急,未得到总经理签字急需盖章的,可先与总经理电话确认或经分管领导同意后,先予以盖章,并在3日内完成补签手续。

2.按公司规定,各部门未经总经理批准,不能擅自对外签订合同,违反上述约定,印章管理员不得盖章。

3.凡涉及工程资料盖章,需一事一签,不可在同张盖章审批单上写多件盖章事由。如有多份资料,需注明盖章份数和每份资料的盖章个数。事后一律不得加盖印章,如要补盖,需重新走盖章审批流程。

4.外来单位要以公司名义盖章的,需凭管委会分管领导签字或公司总经理签字的盖章审批单盖章。

5.法人章用印时须与公司公章同时使用。

6.印章管理员离职或调离时,应履行印章交接手续。

7.所有公司印章的刻制、领发和应用均由公司总经理批准,综合办公室备案统一刻制。

档案管理系统篇四

为规范办公室办公用品的采购、保管、领取和使用,使之管理有序,节俭节约、避免浪费,特制定本制度。

二、适用范围。

本制度适用于公司办公用品的管理。

三、办公用品采购。

1.除公司领导特别要求外,公司的办公用品由综合办公室统一购买,统一管理,并有专人负责。

2.办公用品的购买应本着“节约开支,合理使用”的原则,在购买办公用品时应查清库存,避免重复浪费。

3.办公用品管理员在购买办公用品时应准确掌握市场价格,进行比较,尽量以最低的价格购买到最好的物品。

4.管理员购买办公用品应填写《办公用品申购表》,详细注明所购买用品的名称、数量、价格、型号等情况。随用随买的个别零散性采购,一次性采购在500元以下的,报综合办公室主任审批;金额在500元以上的,报总经理审批。

5.办公用品购买后,由财务部与办公用品管理员依据办公用品购买清单办理入库登记,填写《入库登记表》。

四、办公用品保管。

1.库存办公用品的种类和数量要科学确定,合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

2.定期进行办公用品库存盘点,确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障供给。

3.加强对办公旧物的管理,阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用。

五、办公用品领用。

1.办公用品领取时,领取人须在《物品领取登记表》上写明日期、领取物品名称及规格、数量等项并签字。

2.办公用品管理员应恪尽职守,坚持原则,照章办事,严格控制办公用品的领取数量和次数,保证办公需要。对于消耗品,可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领,领取人应作出解释,否则管理员有权拒付。

3.领取的非消耗性办公用品(如订书机、计算器、剪刀)应列入移交,如重复申领,应说明原因或凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领。

4.对于各部门使用情况,办公用品管理人员应做好月、季及年度统计,填写《办公用品使用统计表》。

5.新进员工到职时管理员应及时提供必需的办公用品;员工离职时,管理员应将剩余的办公用品收回,并及时办理入库登记。

六、办公用品使用。

1.使用办公用品要牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想,在日常工作中,处处精打细算,提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱,努力降低办公成本。

2.办公用品应为办公所用,不得据为己有,挪作私用;不得用办公设备干私活,谋私利;不许将办公用品随意丢弃废置。

3.精心使用办公设备,认真遵守操作规程,及时关闭电源,定期维护保养,最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。

4.办公用品使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用,贵材贱用。复印纸应用于复印;大头针、曲别针等应反复使用;纸张可双面利用,充分发挥各种办公用品的最大使用效率。

5.印制文件材料要有科学性和计划性。要根据文件材料印制要求及数量选择合适的印制方式,既要方便快捷,又要使成本最低,并力求使印制数与需用数基本相符,略有余富,避免不必要的浪费。

6.对于高档耐用办公用品,部门间应尽量协调相互借用,一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障,由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜;故意造成设备损坏的,直接责任人应赔偿。

七、其他。

本制度自签发之日起执行。

本制度最终解释权归综合办公室。

档案管理系统篇五

档案在法律上的凭证作用基于它的原始性。因此，认定电子文件的原始性，是保证其具有凭证作用的关键。

一、电子文件原始性的认定对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，因此，对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面：

（一）、电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。

（二）、电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时它只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别，无法区别其中哪个是“原件”，哪个是“复制件”。

（三）、电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。

（四）、电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防信息损失。电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定电子文件的原始性。

（五）、电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。

（六）、目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名，因此，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。电子文件的这些特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为它建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是在当时由原作者撰写或制作出来的，此后又从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为惟一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，我们认为建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根本，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。但是，对这种看不见摸不着的原始性加以判断和维护却是一件十分困难的、涉及多方因素的事情，这个问题的解决有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。

二、确保电子文件原始性的技术措施电子文件是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的。随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。

加密技术电子通信系统中可采用“双密钥码”进行加密。在网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方用只有自已知道的解密密钥解密，这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件，而只有收方才能识别这些加密的电子文件内容。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文内容来，无法对它进行篡改，从而保护电子文件在传输过程中的原始性、真实性。

文档为doc格式。

档案管理系统篇六

计算机已经成为我们学习和工作的得力助手：

今天，计算机的价格已经十分低廉，性能却有了长足的进步。它已经被应用于许多领域，计算机之所以如此流行的原因主要有以下几个方面：

首先，计算机可以代替人工进行许多繁杂的劳动；

其次，计算机可以节省许多资源；

第三，计算机可以大大的提高人们的工作效率；

第四，计算机可以使敏感文档更加安全，等等。

在中小学中用计算机管理学生档案的意义。

现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。

我作为一个计算机应用的本科生，希望可以在这方面有所贡献。改革的总设计师邓小平同志说过“科学技术是第一生产力”，我希望能用我四年的所学编制出一个实用的程序来帮助中小学进行更有效的学籍管理。

归纳起来，好处大约有以下几点：

1．可以存储历届的学生档案，安全、高效；

2．只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力；

3．可以迅速查到所需信息。

为将来学校上网做好准备。

跟据中国电信的调查报告显示我国的上网人数已达到890万，互联网已经十分普及，

学校往界的毕业生希望能在世界的任何一个角落查到自己校友的信息，本系统为学校将来的上网作了先期工作，比如数据库的建立。

学生档案的设计分析。

根据实际情况，我们使用原型法（rapidprototyping）即以少量代价快速地构造一个可执行的软件系统模型。使用户和开发人员可以较快地确定需求，然后采用循环进化的开发方式，对系统模型作连续的精化，将系统需具备的性质逐渐增加上去，直到所有的性质全部满足。此时模块也发展成为最终产品了。

第二章。

档案管理系统篇七

为保守公司秘密,维护公司利益,特制定本制度。

2适用范围。

本制度适用于公司各部门的保密管理,全体员工均应遵守。

3定义。

公司秘密是关系公司权利、利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

4职责。

公司全体员工都有保守公司秘密的责任和义务。总经办负责公司保密工作的统筹监督。

5保密范围和密级确定。

公司保密包括下列事项。

a公司的重大决策;。

b公司经营活动中尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营方案、经营项目、经营决策等。

c核心技术,包括住宅商铺及配套设计方案/图纸、营销策划方案、技术标准、作业标准等。

d公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、重要的会议记录;。

e公司财务预决算报告及各类财务凭证、帐册、报表。

f公司统计报表、审计报告书;。

g公司员工档案、工资、劳务收入资料;。

h其他经公司确定应当保密的事项;。

一般性通知、通告及其他公司公布的资料信息等不属于保密范畴。

公司秘密的级别分为绝密、机密、秘密三级。绝密是公司最重要的秘密,泄露会使公司的权益遭受特别严重的损害;机密是重要的公司秘密,泄露会使公司权益遭受到严重损害;秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司权益遭受损害。

公司秘密的密级确定:。

6保密措施。

属于保密范畴的文件、资料及其他物品的保管、制作、收发、传递、使用、摘抄、销毁,由各部门负责人委托专人执行;采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由相关使用管理部门负责保密。

对管理或接触公司保密资料、掌握公司核心技术的人员,公司根据实际与其签订《保密协议》,明确权利与义务。上述人员离职,必须进行彻底的工作移交,并作出保密承诺。

对于密级文件资料及其他物品,必须采取以下保密措施:。

a公司的秘密文件资料,应当标明密级,并确定保密期限。

b非经总经理批准,不得复制摘抄;。

c收发、传递、外出携带秘密文件,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;。

d在设备完善的保险装置中存放。

属于公司秘密的产品或设备的研制、生产、运输、使用、保存、维修、销毁由公司指定专门部门负责执行,并采取相应的保密措施。

在对外交往与合作中需提供公司秘密的,应当事先经总经理批准。

有秘密内容的会议,主办部门应采取下列保密措施。

a选择有保密条件的会议室。

b根据需要严格限定参加人员范围,或在讨论涉秘事项时临时指定参加人员。

c依照保密规定使用会议设备,管理会议文件;。

d会后确定会议内容是否传达及传达的层次范围。

档案管理系统篇八

摘要：传统毕业论文管理工作因学校、指导老师和学生在时空上的冲突而效率低下。该文设计并实现了我校基于b/s模式的集用户统一登录、学生网上选题、论文提交，导师评阅论文、发布公告及用户管理、选题管理等功能于一体的高校毕业论文管理系统。文章重点讨论了主要模块的设计与实现。该系统的成功运行为我校毕业论文管理工作的信息化、规范化提供了保障。

关键词：毕业论文；b/s模式；选题；在线评阅。

1项目背景。

毕业论文/设计是各高校人才培养模式的一个重要组成部分。随着我校教学规模的增加，每年毕业之际一方面由于学生在校外实习的同时还要进行毕业论文设计，从而在论文的选题、设计、指导等各环节，学生与教师在时间、空间上存在较大冲突，另一方面由于每所大学对毕业环节都有其相应的运作流程，我校需要处理的毕业生信息量越来越大，因此传统论文管理方式已不能满足学校的需求，着手开发一个基于b/s模式的、适合我校毕业论文管理的`系统已是必要。在广东省“大创”项目基金的支持下，项目组设计并实现了我校基于b/s模式的集用户统一登录、学生网上选题、论文提交，导师论文评阅、发布公告及用户管理、选题管理等功能于一体的高校毕业论文管理系统。该系统的成功运行为我校毕业论文管理工作的信息化、规范化提供了保障，也对学校“数字化校园”战略的实施有重要意义。

文章首先对系统的功能、性能做了需求分析，然后设计了基于b/s模式的三层架构，系统总体功能和后台数据库，并实现了主要模块的设计，同时在姊妹文章对实现本系统的关键技术和要点进行了探讨。由于毕业生管理工作衍伸面比较宽，项目下一阶段将增加教师在线论文批阅、毕业答辩、答辩成绩管理及数据的备份功能等。

2需求分析。

对中小型mis，分析阶段就是在深入调查的基础上，明确开发环境和工具、熟悉工作流程、充分识别用户和用户对系统的功能需求及性能需求，从而设计出明确的需求分析书。

本系统采用面向对象开发方法，使用b/s三层架构模式：前台工具为microsoftvisualstudio网络开发技术（c#），后台数据库为sqlserver数据访问服务对象模型。

系统有四类使用者，分别是系统管理员、系部管理员、指导教师和进入毕业季的学生。其中，把系统管理员和系部管理员都归类于“管理员”角色，通过权限设置其不同的操作级别。

根据学校对毕业环节的实际管理，论文管理的工作流程大致分为四个阶段：第一阶段：下达任务、题目申报、论文选题、审核及开题报告。第二阶段：论文初稿、论文指导及中期检查。第三阶段：论文定稿、评审、答辩及评定成绩。第四阶段：分析总结及论文归档[1]。

经过需求分析，明确本系统应满足以下主要任务：（1）能完成从题目申报、论文选题、开题报告、论文上传到论文评审等毕业论文管理环节的基本功能。（2）每级用户应该设置相应的操作权限，教师和学生为前台用户，系部管理员和系统管理员为后台使用者，但都使用统一登录界面。（3）学生用户可以对相关信息查询外，还能留言及查看留言。（4）系部管理员除对学生与教师用户管理、选题管理外，还应提供本系部的信息发布、维护等操作。（5）系统管理员设置系部管理员权限，学生和教师用户权限及网站整体维护等工作。

系统总体性能应满足简单易用性、可靠性和安全性，同时对上传文件格式有一定兼容性，用户并发访问数有一定的可扩充性。

3结束语。

毕业论文管理系统是基于“大创”项目和我校实际需求而开发的。从工程实践的角度进行了需求分析，总体设计，详细设计到编码再到测试，系统比较完整地实现了学生网上选题、论文提交，导师论文评阅、发布公告及用户管理、选题管理等功能，基本能实现毕业环节的自动化管理。和文献[2-6]中提出的毕业论文管理系统解决方案比有自己的特点和不足。系统下一阶段将完善和增加部分功能，如与教务管理系统集成，使学生，教师等数据共享、增加教师在线论文批阅、毕业答辩、答辩成绩管理及数据的自动备份等。

档案管理系统篇九

数字测绘成果档案管理系统以测绘成果的管理、分发为核心，采用大型关系型数据库存储基础地理空间数据，运用先进的gis软件作为空间数据的管理平台，实现测绘成果资料的海量存储和高效管理。

建成后的长江空间公司基础测绘成果管理系统支持多种方式进行基础测绘成果的检索、查阅。

实现基础测绘成果dlg(数字线划图)、dem(数字高程模型)、dom(数字正射影像)、drg(数字栅格图)、航空影像、卫星影像、控制成果、测绘专题数据的入库、管理和分发的现代化、信息化、网络化。

实现基础测绘成果存储、保存由人工文档式的管理向以专业数据库、计算机网络为主的管理方式转移。

根据成果资料档案的现有状况、实际需求及未来发展趋势，该文提出基于browser/server和client/server的混合体系架构理念，建立基础测绘成果管理系统。

整个系统由后台数据库、核心业务、公众服务等三部分组成，其中后台数据库基于oracle10g数据库进行各类测绘成果资料档案的存储和备份;核心业务涉及空间地理数据的录入、分发、更新工作，这部分业务涉及的用户较少，对图形和数据的操作又较为复杂，要求较强的数据访问交互能力，因此，为了保证运行速度和运行的效率，其设计将采用client/server结构用于数据管理及gis图形应用的功能开发。

主要完成基础地理数据、控制成果数据、专题测绘成果数据的入库、更新、浏览和管理功能。

测绘成果目录发布系统基于b/s体系结构构建，主要为各子公司用户提供测绘信息的目录查询及信息检索。

系统总体结构如图1所示。

3系统数据库设计。

数字测绘成果管理系统管理的数据有：dlg(数字线划图)、dem(数字高程模型)、dom(数字正射影像)、drg(数字栅格图)、cad分幅地形图、航空影像、卫星影像、专题测绘成果数据、控制成果等八大类数据。

为实现测绘成果资料档案的有效集成及管理，该文根据测绘成果数据的分类结果即4d成果、cad分幅地形图、航空影像、卫星遥感影像、专题测绘成果数据、控制成果等六类数据，采用目前非常流行的数据仓库技术、sde技术、图属一体化及多源数据无缝集成的思想，从逻辑上构建4d成果、cad分幅地形图、航空影像、卫星遥感影像、工程地理数据、控制成果等六大数据库。

其中矢量数据采用分层与分幅相结合的数据组织方式，以类型、尺度等方式分别构建矢量要素数据集进行入库存储;栅格数据根据数据类型、数学基础及尺度等进行组织，以无损压缩(即lz77算法)方式进行入库存储;cad分幅地形图根据比例尺的不同分别构建数据集，存储在磁盘阵列上以文件方式进行管理;属性数据按照独立要素类的方式单独构建，通过程序直接入库。

另外，为提高系统访问效率，系统采用三级格网技术对空间数据进行了索引构建，同时对虚拟内存、sde、oracle等配置参数进行了适当调整，以确保整个平台的稳定、安全及高效运行。

4系统功能设计。

包括测绘成果数据的增加、修改、删除、数据加工等功能;各种图形数据的批量入库及文档数据、元数据的批量入库功能。

同时提供规定格式之间的数据转换工具，能支持arc/infoexporte00，caddwg/dxf，arcviewshape，mapinfomif格式数据的读和写;能自动完成规定格式间的数据转换，包括单个文件转换和批处理转换。

查询方式分为空间位置查询和属性信息查询。

空间位置查询以1∶25万地形图数据为浏览、检索底图，在底图上叠加显示不同比例尺结合表，通过数据浏览、图幅号、坐标范围、地名等查询方式来获取用户所需测绘成果图幅号、名称、成图年代、成图方法、成果类型等。

文档资料属性查询可以按照资料名称、资料编号、图幅编号、图名、比例尺、出版年代等多种检索途径，对测绘成果信息进行单一条件、复合条件、模糊查询、精确查询等多种方式的查询检索。

查询结果以图形和属性两种方式呈现给查询者，图形方式以直观的空间位置展现;属性信息方式以表格方式显示具体的属性信息，如存储位置、编号等详尽信息。

查询结果中的图形和属性可以关联，即点击表格中的行，在地图窗口可以高亮闪烁显示其空间位置。

检索结束后可以直接进入测绘成果分发子系统进行测绘成果分发和提供。

4.1.3测绘成果分发模块数据分发人员能够根据图幅号、坐标范围、鼠标任意圈选以及用户提供的索取资料范围图形数据来进行数据的提取、裁切和输出。

能够根据用户的需要按照国标地形图图式进行符号化、标注、图廓整饰后打印或输出图片文件。

控制测量成果管理子系统以1∶25万数据作为数据浏览底图，并在底图上叠加不同比例尺地形图结合表，能够根据项目名称、点名、水准点线路名称、鼠标点选或拉框、坐标范围、点位所在图幅号在测量控制点数据库中提取控制点资料，并产生报表文件打印输出，报表内容包括点名、点号、坐标、高程、点之记、点位说明、所在图幅、施测单位、坐标系统等信息。

操作结束后在日志文件中进行操作登记，以便在测绘管理子系统中进行测量控制点资料提供情况统计工作。

4.1.5系统维护模块。

系统维护在本系统中包含四部分内容：用户管理、系统数据备份和系统数据还原及日志管理。

其中用户管理和日志管理是提供给系统管理员使用，系统数据备份和系统数据还原提供给测绘资料档案管理员使用。

用户管理：实现用户的增加、编辑、删除功能及对用户的授权管理。

系统数据备份：为防止灾难性的数据损失，系统中设计此功能，实现定期或自动备份数据库中的数据。

有逻辑备份、物理备份及增量备份及几种方式。

系统数据还原：实现将备份的数据还原到数据库中。

日志管理：该模块对于系统的各种操作加以记录。

将日志分为本地日志和数据库日志，主要是用来记录用户所作的重要操作，如登录信息、查询登记、删除信息等，即用户的操作轨迹信息和系统出错信息。

提供对测绘成果数据库中资源目录和元数据的查询、检索和共享管理，包括资源目录服务、元数据查询功能。

(1)源目录服务。

提供对基础信息资源数据库中的基础地理、影像、工程专题和三维模型等进行分类发布，以资源目录组织形式，对这些数据项进行组织和检索，并进行目录检索授权控制。

(2)元数据查询功能。

提供两种查询方式：按资源目录组织结构，对检索的数据项结果，可对其中的地理产品元数据(dlg、dem、dom)进行查询浏览;按元数据树形分类结构，使用元数据分类、实体类型、关键字或其组合进行检索，允许用户输出或打印。

5系统性能需求。

(1)实现对多源海量数据的有效管理。

空间公司现有数字测绘成果数据容量达到tb级别，系统需要对海量数据进行有效管理，实现数据的入库、维护更新和数据浏览。

系统需管理的数据类型多样包括：基础地理空间数据(dlg、dem、dom)、影像数据、控制成果数据、专题地理空间数据、模型数据、元数据等。

系统实现对多源数据的管理，实现不同类型数据的无缝集成。

(2)扩展性需求。

系统采用模块化设计，具有良好的可扩充性，以适应不同阶段的发展需要，便于系统的扩展。

(3)空间数据库存储优化配置。

对系统、数据库及空间数据引擎的各项参数进行调整，使响应时间和吞吐量之间的.关系达到最优。

加快系统运行速度，减少用户等待数据。

大数据量更新或者导入时，有进度提示。

(4)安全性需求。

为不同用户设置不同的基础地理信息操作权限，确保数据安全。

具有完整的数据入库、更新操作日志。

(5)用户操作简单。

系统维护方便，无需记忆任何计算机命令，人机界面友好，操作简单。

(6)数据的安全性需求。

系统具备强大的数据备份恢复能力，确保在数据遭到破坏时能对数据进行恢复，确保数据的安全性。

(7)系统稳定，容错能力强。

6系统创新点。

(1)系统的建设改变原有测绘成果管理手工、半手工的方式，实现网络化。

建立计算机网络环境下的积累数据库，实现网上数据流转以及网上查询检索、提供利用等功能。

元数据就是关于数据的数据，即数据的标识、覆盖范围、质量、空间和时间模式、空间参照系和分发等信息。

它可以帮助和促进人们有效地定位、评价、比较、获取和使用相关数据。

合理组织、管理元数据可以最大限度地发挥元数据的作用，使之成为管理和发现地理信息的钥匙，为地理信息共享提供保障。

(3)实现测绘成果空间查询和检索。

测绘成果档案独有的空间地理特性决定了它对于图形方面的较高要求，不仅要相关信息的可视化直观表达，而且要具备一定的地理空间位置运算和处理的能力。

(4)系统数据管理采用空间数据引擎(sde)加大型关系型数据库oracle，实现多源海量数据的组织管理、支持空间数据的无缝集成、确保数据的一致性、完备性、保证数据的安全。

参考文献。

[4]张建宁，韦思刚.宁夏基础测绘成果管理系统的实现[j].现代测绘，2009(2).

档案管理系统篇十

根据公司经营管理要求、档案管理规定和办公室发《文件归档范围一览表》通知的要求，我部门结合实际情况，按照档案管理规定的内容及具体项目认真组织了档案管理自评整改工作。现将自查整改情况汇报如下：

一、机构与组织管理：

1.进一步健全了组织，本部门把档案工作作为一项重要的内容列入单位工作计划，明确分管领导；建立了以办公室为核心，各部门、各项目专兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。除人事档案外各门类档案实现了集中统一管理。

2.在管理措施上，组织全体专兼职档案管理人员认真学习《档案法》及有关资料，制定档案管理相关制度，同时还加强对各部室文件材料的收集、整理、归档工作指导，从制度上、措施上有效地保证了档案工作地顺利开展。

3.、档案基础设施情况：

因本部门办公用房条件有限，档案室现有办公用房1间。今年根据档案管理的实际需要，我部门在经费十分紧张的情况下，为档案室配置了去湿机、温湿度计、复印机、扫描仪等设备，基本满足了档案室防火、防虫、防盗、防鼠、防潮、防强光、防霉变等七防的要求。

1.、档案制度建设情况：

建立健全档案管理制度，强化档案管理工作。为使我公司档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，结合实际情况，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及消毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。

1.、档案业务建设情况：

根据《档案法》和省公司《档案规章制度汇编》的要求，结合xx单位档案管理业务建设的情况，主要做了以下工作:。

1.建立了严格的档案管理制度，对档案定期检查确保档案的安全完整。

2.为了使档案资料完整、真实，在日常的档案管理工作中，主要把好三关：一是把好接收关，认真检查档案质量，对不符合规定的退回补充、纠正，直到达到要求为止，切实保证归档质量。二是把好整理关，对接收的档案进行分类、整理、编目、装盒、入库，做到整齐规范、排列有序、查找方便。三是把好借阅关，借阅档案一定要填写查、借阅单，有主管领导、办公室主任签字后方可借阅，杜绝各类档案丢失，损毁和泄密事件发生。

3.在日常的档案管理工作中，加强档案的保管，除了采用设备进行防盗、防火、防尘、防潮等外，同时还做到了四勤：勤察备、勤整理、勤回收、勤修补，使档案达到了不散、不乱、不丢、不坏，有效地保护了档案的完整与安全。

4.、存在的问题：

1.没有过细深入到各部门检查、落实档案的收集、整理、装订、立卷等工作，部分部门存在不认真按时按质量归档的情况。

2.因经费紧张，档案室硬件建设存在较大差距。

3.、整改措施：

1.积极拓展档案工作的深度和广度。要致力于优化结构、打造精品，使“死档案”变成“活信息”。一要灵活利用档案开展编研工作；二是要灵活运用档案开展调研，服务领导决策；三是要灵活运用档案解决难题，服务全公司职工。

2.大力推进档案信息化建设。坚持文档一体化原则，充分利用计算机技术和网络技术，逐步实现档案资源上内部局域网，资源共享，进一步提高档案管理现代化水平。

3.加大兼职档案管理员培训力度，提高档案管理人员的业务素质，适时对各部门兼职档案管理员进行指导，努力提高工作质量、工作效率与管理水平。

4.建立健全并坚持落实好的各种规章制度，把问题解决在档案归档之前，保证每年归档工作按质量和进度顺利进行。

5.做好档案管理利用工作，使档案资料更好地为xx单位服务。

通过此次自查整改，xx单位在档案管理工作方面，基本满足《xx档案工作考核评价办法》中的各项要求，但离达到规范级档案室的要求还存在一定差距，xx单位会在实现档案管理工作的规范化、标准化的同时，努力改进档案管理工作中存在的各种问题，力争解决难题，使公司档案管理工作推向更高的台阶。

档案管理系统篇十一

摘要：针对空间公司目前在测绘成果管理方面存在的问题，并结合新形势下测绘成果档案管理的发展趋势，提出建立基于数据库、网络、gis及c/s+b/s的混合体系架构设计理念的数字测绘成果管理系统，建成后的系统能使海量测绘成果资料的接收、存储、管理、分发及服务更加规范和高效。

1现状及存在问题。

数字测绘成果，指以数字形式表示的测绘成果，主要包括基础测绘中形成的各种比例尺的数字地图、平面和高程控制成果和专业测绘中形成的数字成果。

长江空间公司经过这几年的发展已经积累了tb级的数字测绘成果。

社会各界对测绘成果资料的利用需求日益增加，而公司仍在采用建帐及制作结合表的方式进行测绘成果数据管理，加之测绘成果资料档案本身的特殊性和复杂性，致使测绘成果资料管理发展严重滞后，已无法适应新形势下测绘成果资料管理及利用的发展需求。

因此，如何管理海量测绘成果资料，使其接收、存储、管理、分发及服务更加规范和高效现已成为公司目前迫切需要解决的问题。

档案管理系统篇十二

为了认真贯彻落实学校的工作计划，使本学期的各方面工作能够更好的开展，本人结合自身的实际情况，特制定以下工作计划。

一、思想政治方面。

加强政治理论学习，提高自身素质认真学习党的路线、方针和政策，保持正确的思想政治方向。关心国家大事，经常和老师们共同探讨学习体会，提高自己的思想政治觉悟。热爱自己的事业，关心爱护每一个学生，让学生把学校看成一个温暖的大家庭，把老师看成妈妈一样。对学生一视同仁，一切从学生的实际出发，让每一个学生在学校中都能健康快乐的成长。

加强学习交流，提高师德修养。

二、教育教学方面。

认真学习教育教学理论。

二十一世纪是信息时代，科技知识不断更新，新的理念不断涌现，学习成为我们现代社会生活的重要方式之一。教师从事着教书育人的重要工作，更需要不断学习。在工作中，我会继续认真学习教育教学理论，认真研究课程标准，研究学法和教法，研究教材重点与难点，做到理论指导实践，实践充实理论，把一些好的教育教学理论方法运用到具体实践中。认真贯彻国家基础教育工作会议的精神，以基础教育课程改革为契机，全面推进素质教育，深化教育改革。以培养学生的创新意识和实践能力为重点，深化课堂教学改革。

努力提高学生成绩。

要提高学习成绩，学困生是关键，我准备根据具体情况，有针对性地采取多种方式帮助、提高学困生的学习成绩。

充分发挥家长的作用。

多与家长沟通，与家长建立良好的关系，认真听取家长的意见或建议，满足家长的合理需求，努力缩短家长和老师之间的距离。充分调动家长的积极性，使他们成为学校教育的坚实后盾。建立“家校联系册”，使家、校双方随时了解孩子的表现，以利于对学生进行及时教育。

常规业务方面。

力争按时完成各项任务，坚持出满勤。认真备课，为40分钟的课堂教学做充分准备。认真上好每一堂课，课后及时认真反思教学中的得与失，以便在今后的教学中扬长避短。

自主学习，开阔视野。

档案管理系统篇十三

为进一步明确工作规范,强化内部管理,落实岗位责任,健全文件及档案的管理工作,制定本管理制度。公司全体员工要严格按照制度要求,强化优质高效、严谨规范的意识,认真履职、团结协作,共同做好文件及档案有关工作。

一、文件收发及文档管理。

1、文件阅读管理规范。

(一)本规范所称文件阅读管理工作,是指呈送给公司领导及发给公司各部门阅读的,不需进行公文处理的一般性文件的签收、登记、分发、存档工作。

(二)一般性文件的阅读管理工作在公司主要领导的领导下进行,由公司综合办公室具体承担。

(三)发送给公司领导的文件、资料,由文件管理人员送领导办公室,并在发文登记本上作好登记。发送给各部门的文件、资料由各部门自行到综合办公室领取,并做好签收登记。综合办公室设立分发清单,对文件的分发情况进行登记,文件管理人员要按文件规定的传达范围和领导的批示确定阅读对象,不得随意扩大和缩小阅读范围。

(四)领导在阅读文件上的批示,由综合办公室负责在登记本中注明并及时转告相关部门办理,并将落实情况报告批文领导。

(五)对外接收文件时,要清点检查所有文件的文号、份数是否无误,重要文件要逐页查点。

(六)综合办公室设立专门的收文(发文)登记本,登记的主要内容包括收文(发文)日期、来文单位、发文字号、文件标题、份数、份号。

2、来文处理规范。

(一)本规范所指来文处理,是指上级机关、平级机关(或不相隶属机关)及下级机关向公司递送的需要办理的文件、函电的处理。

(二)各级机关送公司需要办理的公文(含传真、电子文档)由综合办公室负责接收,对于明确要求公司办理的文电,可根据来文情况转交相关领导或部门处理。综合办公室应根据来文性质在来文处理登记本上进行详细登记。

(二)凡需办理的来文,首先要进行认真细致的阅读和分析,对来文作出相应处理。来文没有附与交办事项或请示事项有关背景材料或需要补充的相关材料的,应及时告知来文单位提供和补充,交办事项或请示事项有其他背景资料的,应先查阅背景资料,政策性较强的事项,要找齐有关政策依据。

(三)上级来文依序从前至后呈公司领导审批,下级、平级(或不相隶属机关)来文依序从后至前呈公司领导审批,有特殊情况的呈批件,在呈请领导审批时,可视情况灵活掌握。

(四)处理情况登记。文件收发管理人员要根据来文性质在对应的来文处理登记本上对来文处理的各个环节进行详细、准确的登记。登记内容包括拟办建议、领导批示、送签去向、催办记录、时限要求、交办单位或来文单位取件时间和取件人姓名等。

(五)来文办理完毕后,文件收发管理人员应及时收集好来文处理的整套材料(包括来文处理笺、来文及其他资料),按来文序号和时间分类归档。

3、文件审核制发规范。

(一)文稿接收。要求行文的代拟稿应由综合办公室负责文件审核制发的核文人员接收。接收代拟稿时,应在稿件上写清楚接收文稿时间,并嘱请送文人员留下联系人姓名及电话号码,同时,将核文人员的电话号码告知送文单位。材料不全的,应暂缓接收,待补齐之后再接收。文稿如系急件,可先接收,但应告知来文单位尽快将材料补齐。

(二)确需公司行文的应注意:办文程序是否规范;文种、格式是否正确;是否准确、完整地体现了公司发文意图;是否符合领导的有关批示精神;文稿的结构是否合理,语言文字、印发传达范围、引文、人名、地名、数字、计量单位和标点符号等是否准确规范;文稿中提出的方针、政策、措施、办法等是否符合现行的法律法规和有关政策规定;对涉及有关部门业务事项的表述是否得到了相关部门的认可;需要协调的,列出清单,采取电话联系、面谈或召开座谈会等形式,逐一协调到位。

(三)发文程序如下:拟稿--各级负责人核准--统一编号--盖章(签字)--发文--备案存档。

4、文件传递工作规范。

(一)加强文件传递工作的制度化、规范化、科学化,进一步保证文件的安全、及时运转与准确传递。

(二)文件管理人员要严格遵守工作纪律和各项保密规定。不得私看文件,不得更改文件密级和收发文单位名称,不得隐匿、扣押文件,不得利用交换公文之机搞违法活动。不准将机密信件带到公共场所和住宅,未投递完的机密信件(急件应及时送达),应当存放在有保密设施的文件柜内。如发生信件遗失、传递差错或其他失、泄密事故要及时向领导汇报,不得弄虚作假或隐瞒不报。

档案管理系统篇十四

摘要：职工档案管理系统旨在为企业提供一种更加方便的方式对职工进行管理，而且可以为人力资源管理提供所需的相关信息。

因此，运用软件工程思想，利用数据库技术编写一套完善的职工档案管理系统尤为必要。

对职工档案管理系统进行了设计，介绍了各模块之间的关系及系统结构和系统处理流程，并对系统主要功能进行了阐述。

0引言。

随着社会的发展，企业的职工人数也在不断扩大，如何对其进行有效管理成为当前管理者较为关注的问题。

如果能实现档案管理自动化，无疑将给公司管理部门带来极大方便。

职工档案管理一直以来被视为一项琐碎、繁杂而又十分细致的工作，而传统的手工管理和文件管理方式，表现出了效率低、保密性差，且时间一长，将产生大量的文件和数据、查找不方便、维护更新不及时等弊端。

该系统旨在为企业提供一种更方便的方式对职工进行管理，而且可为职工工资管理、人力资源管理提供所需相关信息。

正是计算机技术的迅速发展使得人们从过去繁杂的手工劳动中得以解脱，从而使这种高效的管理方式得以迅速普及，进而为企业及职工提供方便。

1系统功能描述。

通过对系统的实际用户及使用部门的负责人进行访问调查，同时综合互联网上的相关资料表述，从而对系统所要实现的目标有一个明确的认识。

该系统的用户主要是普通用户(职工)和系统管理员，职工主要通过该系统对自己的基本信息及考勤信息进行浏览、编辑、查询等，如果需要则对其进行打印操作，以期通过对系统的操作及时更新自己的档案信息，以便公司人事部门统计。

而系统管理员则负责数据的存储及系统的维护，拥有比普通用户较多的功能，可对其档案、简历等进行及时更新，可添加、修改、删除职工的信息。

不同权限的用户可通过自己拥有的权限进入相同的系统界面，但操作不同的功能。

2各模块之间的关系及系统结构。

职工档案管理系统主要包含部门管理、档案管理、档案查询、数据库管理、系统管理，内容涉及较多。

主要是对职工的各项信息进行管理，具体包括职工基本信息以及职工考勤信息的添加、删除、修改、查询等功能，同时可对查询结果进行打印;数据库管理主要对数据库进行备份，以免出现异常情况时使数据库丢失;系统管理主要是对用户的登录信息进行添加、修改等操作。

3系统处理流程。

系统的整个处理流程如图2所示，系统管理员可以对系统进行职工信息的添加、修改、删除、查询等操作，而职工可利用系统进行档案信息及考勤信息的查询、登录密码的修改等操作。

这些档案信息和考勤信息等数据信息都存储在系统的数据库中，当执行这些相关操作时，存储在数据库中的相关数据信息会从数据库中调出，在屏幕上显示出相关的操作结果，并且系统的数据库会对数据信息进行及时的更新和维护等，以保证显示的信息结果正确无误。

4系统主要功能划分。

4.1部门管理。

部门信息包括部门编号、部门名称、部门负责人、部门电话等信息，用户可以浏览各信息。

通过treeview控件和listview控件，实现将数据库的字段信息添加到treeview中，数据库里的字段将以目录的形式呈现给用户，单击一个字段可以显示该字段的数据信息，界面类似于资源管理器，利用listview显示数据库的记录信息。

档案管理包括职工基本信息管理、职工考勤管理、个人简历管理。

这些功能因用户使用系统权限不同所表示出的功能使用也不同，普通用户没有数据修改及删除的权限，只能对职工的信息进行浏览。

4.3职工信息管理。

职工信息管理包括对职工的基本信息进行浏览、添加职工记录，以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。

其主要子模块如下：

(1)基本信息的添加。

管理员首先进入职工信息浏览窗体，在该窗体的下方有一个添加信息的按钮，点击该按钮进入添加信息的界面。

职工信息的添加窗体使用了两个frame控件及多个textbox、lable、combobox控件，对职工的各项信息进行添加。

有些信息需要手工添加，有些信息可在选择框中选择，如果添加的信息不符合要求，将会出现提示框，告诉用户哪些信息的输入不正确，如生日、参加工作的时间及进入公司的时间都必须为日期型。

必须把所有要添加的信息完全添加，才可将各项信息添加成功。

如果用户为普通用户则不能进入该界面，即在职工信息浏览界面中增加按钮并设为灰色，把command控件的enable属性选择为false即可。

(2)基本信息的查询。

为了方便管理员及普通用户查询，使用了textbox控件和combobox控件，在查询时用户将查询内容输入到text中，或在combobox中选择自己所要查询的条件，点击开始搜索按钮，便可以查询出自己想要的信息。

该查询的优点在于方便用户做任何查询，管理员可以输入任何可提供的数据来进行查询，显示信息为所有数据库中提供的数据。

(3)职工信息的查询。

输入一定的查询条件(某一或某些条件)，单击开始搜索按钮将会对该条件进行查询并显示查询结果。

4.4职工考勤管理。

职工考勤管理包括对职工的考勤信息进行浏览、添加职工记录，以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。

其主要子模块为。

考勤信息添加：管理员首先进入职工考勤信息浏览窗体，在该窗体的下方有一个添加信息的按钮，点击该按钮进入添加考勤信息的界面。

职工考勤信息的添加窗体使用了两个frame控件及多个textbox、lable、combobox控件，对职工考勤的各项信息进行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在选择框中选择。

必须把所有要添加的信息完全添加，才可以将各项信息添加成功。

如果用户为普通用户则不能进入该界面，即在职工考勤信息浏览界面中增加按钮并设置为灰色，把command控件的enable属性选择为false即可。

4.5档案查询。

当输入一定的查询条件时可对职工基本信息及考勤信息进行查询。

其主要子模块为。

职工考勤查询：管理员及普通用户均可以对考勤信息进行查询，为了方便管理员及普通用户查询，使用了textbox控件和combobox控件，在查询时用户将查询内容输入到text中，或在combobox中选择自己所要查询的条件，如果数据库中有相应的数据，点击开始搜索按钮后，则将在msflexgrid控件中显示查询结果，在该控件的底部会显示出查询的记录条数，职工考勤信息的查询主要是确定所要查询的考勤年月。

打印功能是通过vb的第三方控件tubprinter报表控件来实现的，该控件可以打印常见数据控件中的数据，如打印msflexgrid控件、mshflexgrid控件、listview控件、datagrid控件里的数据等。

5结语。

对于职工档案管理系统设计应尽可能做到全面、方便、快捷、友好。

对于普通用户，本软件提供了全面的查询统计功能，用户可以根据不同的需要选择不同的条件进行单一或组合查询，确保提高查询、统计速度，使查询、统计工作变得更加便捷。

参考文献参考文献：