投诉客户联络函范文汇总 怎么写客户投诉的回函书(9篇)

人的记忆力会随着岁月的流逝而衰退，写作可以弥补记忆的不足，将曾经的人生经历和感悟记录下来，也便于保存一份美好的回忆。大家想知道怎么样才能写一篇比较优质的范文吗？下面是小编为大家收集的优秀范文，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

2023年投诉客户联络函范文汇总一

您好！

贵公司客户提供的关于在xxx产品内发现剪刀一事的信息我司非常的震惊，发生了这种问题我司全体员工先向贵公司及消费者致以深深的歉意，在此非常抱歉的向贵公司和消费者道一万声“对不起”，请接受我们的诚挚的道歉，请求给予我们完善管理的机会，监督我司整改的实际行动。

当我们收到公贵司反馈的信息时，我司即刻以高度的责任感为使命，立即成立了以公司高层领导负责，基层与员工积极参与的专案调查小组，从现场环境、人员和相关记录文件逐一展开调查与分析：

第一，我们核对了当时的检针设备的检测记录与产品检针记录，所有的产品都有通过检针，检测设备在所有的时间段测试灵敏度都正常，产品检针有三个全检除段，一是绣花片完成后100%检针，车缝完成后100%检针，手工完成后在包装装箱前100%检针，有可能出问题的环境流程因素一一确定正常；

第二，在第一步调查中，确定我们的流程不存在问题后，我们请求贵司把详细图片拍给我们，经过展开分析发现，这种行为是一种有目有计划的蓄意报复的人为行为，因为当时我司正处在一个出货高峰期，成品仓己放不下，有一部分的成品箱放在车间及前台附近，我们对人员因素进行分检，当时有一职员消极待工，在人事主管和上级主管找他谈话后，没有改过，随后总经理亲自找他谈话，根据我们的分析，可能他觉的总经理找他谈话伤害了他的自尊，之后他就不断的到劳动局去投诉，而劳动局来调查也并非像他所说的，跟他谈过后就离开了，随后还是消极待工，影响其它职员的正常办工，最后公司无柰只好补他一个月工资跟他解除劳动关系。

第三，离职过程未按公司管理规定上交工具和利器，办理离职手续，给他把剪刀放进产品装进车间外成品箱的机会。

发生了这种事故，我们除了震惊、抱歉，向客户和消费者致以诚挚的道歉外，更多的是一种警醒和行动，为了表示我们道歉的诚意，我公司在完成以上调查结果之后，立即成立由厂长领导的整改小组，放在公司战略第一位来执行，从现场环境、场所的整改到流程的培训与检查频率、力度，以及成品的管理和出货前的安检措施进行全方面的整改，彻底的杜绝人为因素可能导致危害的出现。

我司总经理及公司近xx位职员工在此除了向您们致以诚挚的歉意外，更多的是拿出具体行动来证明我们道歉的诚意，以请求您们的谅解。

谢谢！

此致

敬礼！

道歉人：xxx

20xx年xx月xx日

2023年投诉客户联络函范文汇总二

按照省公司的工作精神和工作部署，我公司对20xx年度保险消费投诉处理管理情况进行了认真、细致、全面的自查，现自查工作结束，有关情况具体报告如下：

1、成立保消委，加强对保险消费投诉处理管理工作的领导。我公司十分重视保险消费投诉处理管理工作，成立保消委，由公司领导同志任保消委主任，公司相关部门负责人为保消委成员，下设保消委办公室，由同志任办公室主任。保消委负责领导保险消费投诉处理管理工作，保消委办公室负责保险消费投诉处理管理的日常工作，确保保险消费投诉处理管理工作顺利开展，取得实际成效，获得广大客户的满意，促进保险经营业务健康、持续发展。

2、增强责任心，推动保消委工作又好又快开展。保消委树立“诚信待客，客户至上”的宗旨和原则，以取得客户满意、促进保险经营业务发展为目标，增强工作责任心，认真做好保险消费投诉处理管理工作。一是组织公司相关部门和员工认真学习规章制度，要求严格执行规章制度，努力做好保险消费投诉处理工作，切实维护客户的合法利益，提高客户对保险消费投诉处理工作的满意度。二是积极协调投诉处理出现的问题，按照规章制度的要求，切实把投诉问题处理得合情合理，维护公司和客户的良好业务关系，为发展保险经营业务打下扎实牢固基础。三是指导相关职能部门及辖内各机构认真做好保险消费投诉处理工作，加强对相关职能部门及辖内各机构的考评，使相关职能部门及辖内各机构按照省公司的工作精神认真做好保险消费投诉处理工作，提高工作效率和工作质量，推进保险消费投诉处理工作不断迈上新台阶，取得新成绩。

3、20xx年保险消费投诉情况分析。20xx年我公司共收到保险消费投诉件，经过与客户的耐心沟通，向客户说明解释情况，按照规章制度进行了妥然处理，解决了客户的投诉问题，客户对我公司处理保险消费投诉较为满意。投诉一：三者客户吴明先生投诉案件的处理情况如下：事故号为：620xx330000121089，20xx年8月27日，三者客户吴明投诉我司定损员对后行李箱盖只能修复不能更换表示不满，投诉至浙江省保监局。经过我公司与三者客户吴明协商，三者客户吴明同意以修复为准，总定损金额为33300元，该投诉已支付赔款结案。投诉二：褚慧月投诉公司将其车架号批改错误导致影响到续保保费，经与客户联系，做好解释工作，为客户办理好更改手续，客户已无异议。投诉三：浙j9317车主叶国米，驾驶员叶盛，于20xx-11-1211：40在台州温岭泽国菜场附近压倒行人的脚。客户对三者方部分医疗费和护理费不能赔付而表示不满投诉。通过做工作，该客户已同意按照我公司审核金额赔付，于8月5日签字同意，我公司在8月6日支付赔款结案。

20xx年，我公司加强对保险消费投诉处理管理工作的领导，认真做好保险消费投诉处理工作，取得了良好成绩，明显提高客户对保险消费投诉处理工作的满意度，增强了我公司的社会信誉，对今后开展保险经营业务产生积极良好的作用。但是我公司在处理保险消费投诉问题上还是存在一定的不足问题，主要是积极主动服务客户的意识还不够强，有时在处理案件时对客户解释不够细致全面，在一定程度上影响了保险消费投诉处理工作。

今后，我公司要加强对员工的教育，增强员工的工作责任感和工作积极性，使员工树立优质服务意识，想客户所想，急客户所急，认真做好保险消费投诉处理工作，切实维护客户的合法利益，提高客户的满意度，促进各项保险经营业务持续发展，取得更加良好的经济效益。

2023年投诉客户联络函范文汇总三

尊敬的领导：

由于我自身原因，致使遭到客户投诉，造成了严重不良影响，在此，我首先做出诚恳的检讨。

领导提出批评后，我进行了深刻的自我反思，对近段时间的工作进行了梳理总结，认为自身主要存在以下问题：

1、思想懈怠，责任心不强。思想麻痹大意，认识不强，对工作重视不够，有时存在“得过且过”、“差不多就行”的想法。

2、工作作风不深入、不扎实、散漫松懈，工作安排不具体、落实不到位。对领导布臵的工作，不是一马当先，而是左顾右盼，没有立即落实，甚至有时存在“在其岗不尽其责”的现象。

3、对下属要求不严。在工作中，对下属要求太松，监督不力。发现工作存在问题时，总是觉得给下属留点面子，没有给予立即纠正，实际上，这样不仅不便于管理，而且造成了工作上的失误。

鉴于上述存在的问题，我向您做出深刻保证：一是加强学习，绷紧思想这根弦，认真学习单位相关管理制度，立足职能职责，不断提高执行力，提升服务水平;二是坚持工作上亲力亲为，严格要求自己，端正工作态度，形成严谨、稳妥、效率的工作作风，抓好管理制度的督促落实，制定出切实可行、可操作性强的管理方法;三是在以身作则的前提下，严格要求下属，决不放松对他们的要求，只有这样才能有利于工作的开展，从长远来讲，也有利于他们的个人成长。

领导的批评使我认识到自身存在的不足，给了我一个反思自我、自我警醒的机会，我恳请领导能够接受我真诚的歉意，并在以后的工作中继续监督我，指正我。

检讨人：

年 月 日

2023年投诉客户联络函范文汇总四

尊敬的公司领导：

我认真反思，深刻反醒，为自己的行为感到了深深地愧疚和不安，在此，我谨向各位领导做出深刻检讨，并将我的思想反思结果向领导汇报如下：作为客服部一名员工，身处公司形象窗口部门，我必须为这次不理智的言语举动而道歉，我知道由于我们不能及时处理好顾客存包，引起顾客不满并对客服部投诉，这件事给公司形象造成了一定的负面影响。

从我进入大商新玛特客服部工作的第一天，领导就把我们工作的特殊性和重要性向我不厌其烦的道来，我们的一言一行将直接面对顾客，面对我们的上帝，顾客在店内任意的不满意或受到委屈都回到客服部投诉，我们需要很好的解决并能让顾客满意而归，所以我们的一言一行也影响着公司的良好发展，虽然每天上班之前，我总要对自己说，你现在不仅仅代表你，更代表整个客服部，你的微笑服务将会给公司形象直接加分，但是今天我依然未能及时处理好顾客存包事情，在此，我向领导们作出深刻检讨。

我忠心的恳请公司领导能够接受我真诚检讨，并能来监督我，指正我，请领导相信我。为自己在大商新玛特由更好的发展，我会在今后的工作中，努力工作并且保证以后不会在出现类似的错误，如有在犯，请领导重罚。

以上事件之所以发生，我认为要吸取以上教训。

1：不论客服部工作多么的繁忙，我都要坚持微笑服务。

2：顾客是多种多样的，素质也是有高低。所以，我们在今后工作中处理顾客投诉时说话要婉转，要讲究技巧。

3：要坚定不移的正确理解坚持“顾客永远是对的”要记住，顾客的不理解就是我们工作的不细致，顾客的不满意就是我们工作的不积极。

以上是我个人的检讨书说的不全面，恳请领导指正批评。

检讨人

日期

2023年投诉客户联络函范文汇总五

第一条：为提高客户满意度，满足和了解客户需求，提高客户对公司服务的满意度，以“你是我的客户，我是你的朋友”这一服务理念为指导，打造亚泰伊通鼎鹿水泥品牌形象。特制定本制度。

第二条：建立规范、完整的客户档案（与销售档案同步）信息系统，并对客户进行分级分类，根据销售及客户变化情况实行动态管理，及时更新。

第三条：售后人员应定期进行客户回访。在销售旺季至少一周电话回访一次，半个月走访一次，销售淡季半个月电话回访一次，一个月走访一次。

第四条：以水泥大客户、新老客户、重点客户、对产品质量及经营服务进行过投诉的客户为重点回访对象，重点收集有关水泥性能的信息。

第五条：客户回访的目地是对客户进行水泥产品质量、经营服务质量、客户投诉处理及水泥需求信息等收集。售后人员及相关职能部门应定期对相关客户进行回访。访时，虚心听取意见，诚恳接受批评，采纳合理化建议，做好回访记录。回访中，对客户的询问、意见，不能当即答复的，应告知预约时间答复。回访后遇到的重大问题，应与上级领导商议，找出解决方案，做到件件有落实，事事有回音。

第六条：客户回访人员要衣着整洁，态度谦和，树立公司良好形象。随行的技术人员要具备一定的专业知识及售后服务经验。

第七条：企业须建立和完善客户投诉处理机制，按“首问负责制”原则及时处理客户投诉，对客户损失按相关规定予以补偿，保障客户的正当权益。

第八条：公司须设立客户管理人员，构建客户管理体系，按照“同一业务、同一客户两人或两人以上掌握”的原则进行管理，确保客户成为企业的资源。

第九条：加强客户咨询的管理，加强技术服务的预先指导和过程指导，针对大用户发放用户手册、针对中小用户发放通俗易懂的使用说明书。

第十条：对收集的信息要及时处理，产品质量类信息归技术质检部，服务类信息归生产部、销售部。关于产品质量有价值的信息，技术质部要认真分析，并作为质量改进的重要依据。

第十一条：本制度经公司总经理办公会批准，于二零一二年三月一日起施行。

第十二条本制度由公司市场部负责解释。

2023年投诉客户联络函范文汇总六

尊敬的单位领导：

我此次遭客户投诉给单位造成了不良影响，在此我递交这篇检讨，以深刻反省自身问题。

回顾错误，我载客人出现了拼客情况，导致客人很气愤投诉到单位。我知道自己的行为是犯了错误了，自己盲目追求业绩，忽略了应该遵守单位的工作规章，实在是非常要不得。

作为一名合格的出租车司机，我不应该有这样不好的工作做法。单位历来的工作培训都要求我们为乘客提供最舒适的乘车环境，而便捷舒适的乘车环境也是自身存在与运营的基础。而我单纯地追求了业绩效益，忽略了乘客感受，是损害了乘客利益。为此，我感到非常伤心与懊悔。

此次我的错误遭乘客投诉，也是给我的工作敲响了警钟。作为一名出租车司机，自己在这个社会生存发展的根本就是做好本职工作，如何做好工作，就要在提高乘客安全、舒适、快捷的运输服务上下功夫。而这次错误我恰恰没有做好这一点，实在是我的过错啊。

从今往后，我一定要吸取这次错误的经验教训，认真做好本职工作，今后彻底避免类似错误的发生。

签名：xxx

时间：20xx年xx月xx日

2023年投诉客户联络函范文汇总七

胎粪死亡医院投诉信

投诉信

我对医院有如下意见和要求：

一，胎儿分娩前的产检等都正常，说明问题出在最后住院期间，就是出生前两天发生的事情。

二，产前发现有贫血，但不严重。贫血不至于单独导致胎儿缺氧。但却需要医生结合其他情况适当放宽剖宫产指证。

三，15日发现宫缩不好，使用催产素。16日再次使用催产素。对此，我们认为已经增加剖宫产的理由。

四，超生发现胎头较大，却没有引起医生的足够重视

五，产妇只有一米五高，正主任已经发现可能有胎头和骨盆出口之间的相对不适应，可能难产。但副主任坚持要阴道分娩试试。说明分娩前医院的讨论不认真，不严格。

六，使用催产素期间，应该专人观察胎心，控制点滴速度，如果胎心异常即使停药。但你们医院可能没做到。

七，产程明显延长，尤其第二产程很长。在此期间，已经发现胎头下降停滞，可惜没有果断及时的转为剖宫产。

八，破水后，对羊水的观察不认真，没有及时发现羊水污染。

九，既然是阴道分娩试试，就应该做好剖宫产准备。但医院安排不好，护士让我提供食物，到手术室外面的时候，还让产妇继续等，说是还没准备好。这是过错。我认为，决定剖宫产后20分钟就应该把孩子剖出来。但你们医院做的不好。

十，产妇发现在16日中午，身边就一个护士了，没医生。这个时间段很关键，应该剖宫产。

投诉人：

联系电话：

日期：

（医院会书面答复你，所以你要留电话，等医院通知你取书面的投诉结果。日期也很重要，证明你诉讼时效问题）

2023年投诉客户联络函范文汇总八

一、为规范酒店客户投诉处理程序，提高客户满意度，特制定本规定。

二、本规定中“客户投诉”是指客户因未能享受到其预期的出品、服务等而以口头或书面等形式提出，期望酒店给予回复或补偿的一种要求。

三、酒店各级员工均有职责受理及根据自身的职责、权限即时处理客户投诉或将客户投诉反馈给上一级管理层人员或被投诉部门。

四、各部门为客户投诉处理的直接职责部门，部门负责人为客户投诉处理的直接职责人。营销部负责定期对客户投诉进行汇总分析，并带给相关推荐。

五、根据客户提出投诉时间的不同，“客户投诉”可分为在酒店消费过程中所提出的投诉（以下简称消费中投诉）及在酒店消费离开后所提出的投诉（以下简称消费后投诉）。

六、客户投诉的处理

一）投诉处理程序

1、消费中投诉

1）投诉本部门

（1）酒店员工接到投诉后，应先了解相关状况（包括投诉事件发生的时间、地点、经过、主要当事人姓名及客户联系方式等，下同），然后根据实际状况即时处理；

（2）如处理后客户仍不满意或其提出的要求超出受理人员权限范围时，受理人员应逐级向上级请示处理，直至部门负责人；

（3）如部门负责人处理后客户仍不满意或其提出的要求超出部门负责人权限范围时，由部门负责人向分管副总请示处理；如处理后客户仍不满意的，由部门负责人或分管副总请示总经理后予以处理。

2）投诉其他部门

（1）酒店员工接到投诉后，应先了解相关状况，然后即时向本部门负责人汇报。

（2）受理部门负责人负责与被投诉部门负责人共同协商处理方案后，按相关方案予以处理。

（3）客户对处理方案不满意的，由被投诉部门负责人请示分管副总处理；如处理后客户仍不满意的，由被投诉部门负责人或其分管副总请示总经理后予以处理。

2、消费后的投诉

1）投诉本部门

（1）酒店员工接到投诉后，应先了解或记录相关状况，然后即时向部门负责人汇报。由部门负责人组织人员调查后予以处理。

（2）如处理后客户不满意或其提出的要求超出部门负责人权限范围时，由部门负责人向分管副总请示处理；如处理后客户仍不满意的，由部门负责人或分管副总请示总经理后予以处理。

2）投诉其他部门

参照本条第一）款第1项第2）点程序执行。

二）投诉处理的时限要求

1、消费中投诉，从受理投诉到最终处理，原则上不得超过客人要求给予处理的时间。

2、消费后投诉，从受理投诉到最终处理，原则上不得超过三个工作日。

七、客户投诉的。汇总与分析

1、每周周末，各部门负责根据本周已受理的客户投诉编制《客户投诉记录表》（见附件一），并由部门营销专员或部门指定人员于下周一将本周的《客户投诉记录表》交营销部存档。

2、每月中旬，营销部负责根据各部门上月交来的《客户投诉记录表》，对客户投诉处理状况进行汇总分析，编制《顾客投诉统计分析报告表》（见附件二），作为营销月报附件上报总经室审阅。

八、如客户所投诉事项属公司（部门）规范化文件无明确规定或部门未开展过相关培训的，投诉处理人还须于投诉处理完毕后填写《顾客投诉处理报告表》（见附件三），于表中写明客户投诉的原因、部门调查处理结果及今后为避免同类投诉的发生而推荐编写规范化文件或开展培训的名称，经部门负责人签认后送营销部加签意见，然后报总经室审批。审批后，由相关部门按批示意见执行。

九、各部门内部处理客户投诉的操作程序及各级员工处理客户投诉的职责、权限，由各部门自行拟订相关作业指导书后执行。

十、本规定经总经理批准后生效，自公布之日起执行。

十一、本规定的解释权、修订权属总经室。

2023年投诉客户联络函范文汇总九

酒厂客户投诉管理制度

为加强对客户投诉处理工作的质量管理，牢固树立“以顾客为中心”的服务意识，提高服务水平和工作质量，密切同客户的关系，提高客户满意度，进一步搞好销售工作，特制订本管理制度。

1、电话投诉

接到客户的电话投诉能解答的当即解答，不能解答的立即建立客户投诉表把客户的姓名，地址、电话号码、以及投诉的资料，立即同相关部门联系状况，在24小时答复客户，在客户咨询登记表记录答复结果。

2、客户书面投诉

收到客户的书面投诉，要立即向营销办管理部汇报，请示。并在24小时内给客户进行登记、回复客户确认。

3、客户口头投诉或转交投诉

客户当面口头投诉或转交投诉在24小时登记，并按按投诉资料分类处理。

处理办法分四种状况：

3.1投诉资料是产品质量（口感，风味、包装）的问题，由质量部的专业人

员去进行调查。根据调查原因能立即解答的，立即解答。不能立即解答的，立即和上级部门领导汇报，质量部进行整改处理方案，给客户承诺三个工作日的回复期限和投诉答复状况。

3.2客户产品退货是指产品出现沉淀，较大悬浮物，质量部根据调查，状况事实，按退货的流程办理。如果因客户仓储不当导致的包装发霉，瓶盖扭断，渗漏等现象不属于质量事故不给于退货。如果是在出库15天内发霉，质量部会根据销售出库审核表进行审核，状况属实，按退货的受理流程办理无条件退货。

3.3投诉资料是产品的售后服务，工作人员的失职，工作态度等营管办会对被投诉的当事人进行通报批评，并且将处罚和批评的结果反馈给客户。

3.4投诉资料是客户对工作人员误解的，营管办负责人根据状况的真实对客户进行解答，消除客户与工作人员的误会。

客户投诉处理期限不能超过三个工作日，特殊状况不能超过七个工作日。

1、客户投诉的职责部门在投诉处理完毕后，营管办在24小时内会将客户处理反馈单反馈给投诉客户，征求投诉客户对处理结果的意见和推荐，努力做到客户对全良液售后服务的认可。

2、公司营管办对各职责部门的投诉处理结果进行抽查验证。公司营管办做好投诉登记和处理归档工作，资料保存一年，重要的资料长期保存。

营销办管理部对客户投诉状况进行分类统计，分析客户投诉与期望值，综合评价，由营销总监每周或者每月的例会提出整改推荐，改善工作和服务策略，提高服务水平。

营销办管理部门要做到投诉件件有落实，事事有回复，认真填写客户抱怨投诉登记表，和客户投诉处理单，由营销办管理进行保存。

客户投诉考核按投诉一次扣一分，以此类推。