物业档案管理制度汇编(优秀8篇)

上传日期：2023-11-19 21:57:52 |
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物业档案管理制度汇编篇一

1、技术档案管理各类技术资料必须分类装订成册,编制目录,专人管理及制订借用制度。

技术档案一般可分成四类:物业施工竣工验收的整套档案资料;。

设备的规范、标准、各项制度及技术标准;。

设备新技术信息及资料;。

职工技术考核标准及资料。

1.1所有工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程维修保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。

1.2文件、资料是大厦的重要财富,人人都要爱惜。

1.3未经批准,不得将任何资料借给本公司以外人员。

1.4重要的工程技术档案应保存原件,原件通常不予借阅,以复印件的版本外借。

1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。

除图书外,档案资料严禁带出大厦。

重要资料只限在资料室内阅读。

1.6借阅图书每次限借一本,特殊情况需得到总工程师批准。

借期为一个月,到期应办理续借手续。

图书不得在个人手中长期持有。

1.7对档案资料,借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改,保持版面清洁。

2、设备登记卡设备登记卡是设备管理的主要依据,每一台设备都应设立一张登记卡。

为了便于查阅,可按设备系统分别装订成册。

现代化设备管理的一条重要经验,就是重视对设备状况及维修保养工作情况的调查和统计,系统地、有计划地积累分析原始记录,在调查分析中研究设备维修保养工作的规律,使设备能够达到最高的综合效率。

设备登记卡应包括设备检查、维修保养记录,设备缺陷记录以及重大事故记录,这些可作为设备计划检修和确保设备正常运行的重要依据,也是设备技术改造、报废的`主要依据。

设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对,应该做到帐物相符。

3用户设备档案卡物业的每套客房可认为是为用户服务的独立设备,因此,每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。

这有利于掌握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。

物业档案管理制度汇编篇二

(三)、通过多种方式宣传物业管理相关法律法规知识；

(四)、通过多种方式宣传融创物业管理有限公司基本资料；

(五)、物业管理咨询台工作人员必须着装整齐，佩带工作牌，仪容整洁，仪态端正；

(七)、积极运用10字礼貌语：您好、请、对不起、谢谢、再见；

(八)、当为客户完成一项服务后，应主动询问对方“请问是否还有其他事需要帮助？”。

(一)、清洁工仪容仪表规定。

1、清洁工仪容规定。

（1）工作时间内一律按规定着本岗位制服；

（2）工作服应干净、平整，无明显污迹、破损；

（3）不可擅自改变工作服的穿着形式，私自增减饰物，不得敞开外衣、卷起裤脚、衣袖；

（4）工作时间须将工作牌统一佩带在左胸显眼处，保持清洁、端正；

（5）工作服外不得显露个人物品，衣、裤口袋整理平整，勿显鼓起；

（6）男员工应穿黑色或深蓝色、不透明的中长筒袜；女员工须着肉色袜，禁止穿着带花边、通花的袜子，无破洞，袜筒根不可露在外；女员工禁止穿高跟鞋上班。

2、清洁工仪表仪态规定。

（7）面对客户，要表现出微笑、热情、真诚，不得有厌烦、冷淡的表情；

（8）身体、面部、手部等必须保持清洁，应每天洗澡、换洗内衣物，避免异味的产生；

（11）女员工不准浓妆艳抹和在客户前化妆；不得留长指甲和涂色；

（13）禁止在客户面前抽烟、吃东西、嚼香口胶、看书报等；

（14）不得在工作范围内哼唱歌曲、吹口哨、谈笑、喧哗。

(二)、清洁工纪律。

1、遵守公司各项规章制度，不迟到、早退。

2、严格履行本岗位职责，不得做与清洁服务无关的事情。

3、对客户机密事项，不准随意打听、记录、传播。

4、未经允许不准动用客户物品和接受客户赠送的礼品。

5、要爱护公物，正确、安全使用清洁用品用具。

6、有重要情况要妥善处理并及时上报，不准迟报、漏报、隐瞒不报。

7、要认真填写值班记录，做好交接班工作。

(三)、清洁工安全操作制度。

1、熟悉清洁内容和工作方法，正确使用各种清洁工具。

2、登高作业时应做好防滑措施，系好安全带，穿好防滑软底鞋，严禁穿高跟鞋或拖鞋作业。

3、手持电动清洁设备，性能应安全可靠，并有漏电开关保护。

4、化学清洁剂的使用应按使用说明操作。

5、调配酸溶液时应注意将酸液缓慢注入水中，搅拌均匀，严禁将水倒入酸液中，清洁工在操作时须戴好劳动防护手套。

6、储存酸液的容器应加盖和设有明显标志，对使用强酸要有严格审批手续，不得随意发放使用，有专人保管。

7、大风作业时，应将玻璃门、窗或其它各种门窗固定牢靠，防止大风把门、窗刮回伤及身体。

(四)、洗手间清洁操作规程。

1、每日对洗手间进行两次全面清洁，在上午8：30及下午2：00以前完成；

2、清理废纸篓内垃圾，更换垃圾袋；

3、扫清及拖净各厕所地面；

5、更换洗手间内清洁球、空气清香片、卫生纸、洗手液等；

6、定期用长柄鸡毛掸清扫天花板，清除灯具内飞虫，擦拭干净；

7、以上作业时必须在门前竖立告示牌；

8、定时巡视清洁卫生间，做到保持厕具、地面、镜面、洗脸盆干净。

(五)、售楼大厅清洁操作规程。

2、收拾桌面，清理桌面一次性茶杯、废纸等杂物，清洗烟灰缸；

3、扫拖售楼大厅和各办公室地面及拖擦地毯，巡回保洁；

4、地面扫拖后未晾干时必须竖立“小心地滑”的警示牌；

6、擦拭干净售楼大厅室内摆放植物；

7、清理并擦拭干净垃圾桶,更换垃圾袋；

8、定期用长柄鸡毛掸清扫天花板及灯具，清除灯具内飞虫，擦拭干净；

9、清扫销售大厅外临时停车场，定期用高压水枪冲洗干净，巡回保洁。

物业档案管理制度汇编篇三

为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、所有科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。

6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

1、公司综合办公室设存放档案的`专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理同意，必须外借的，由经理审批。

物业档案管理制度汇编篇四

为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。

1、公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。

2、设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理。

3、按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。

4、凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。

5、归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。

6、形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。

7、物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。

8、物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。

9、凡需销毁的`档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。

10、物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。

11、任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。

12、借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。

物业档案管理制度汇编篇五

1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。

2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。

3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。

8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅。

3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续),每次限时一周。

实行借阅目的为指引员工培训,严禁任何形式的抄袭及复印。

6.发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

7.员工应具有维护他人阴私权利的'法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

8.员工因执行保密规定不当,致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的,公司将按员工守则有关规定从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);。

5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司);。

6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);2、物业管理公司二次装修档案:。

1)用户单元二次装修图则及审批手续;2)二次装修期间管理处监督检查资料;3、业户资料:。

1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;。

4)物业管理处有用户维修保修单,维修后应有回访记录;。

4)避雷系统要有定期检测报告;。

5)应有定期沉降检测报告;。

6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录,烟感及温感探头应有定期测试工作记录;。

7)其它设施设备检测记录资料;。

7、物业管理公司物业管理处运作类:。

4)物业管理公司物业管理处运作报告;。

物业管理公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议)。

(八)依据《中华人民共和国国档案法》,结合企业实际情况,确保档案的完整和安全,特制定本制度。

一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,专人负责档案管理工作。

公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

二、文件资料点收、整理和归档。

1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及是否完整,如有短缺,应立即追查归入。

2、文件如经过抽查,应有部门主管领导的签认。

3、文件的处理手续必须完善,如有遗漏,应立即退回承办人。

4、做好收件登记、编号、运转、催办工作,按规定程序符合立卷标准要求,及时分类、立卷、归档。

1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。

2、做好相关的防范措施,注意保密工作。

3、保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并采取防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次,已到保管期限,确定销毁的档案材料必须列册登记,经领导审批后作销毁处理。

四、档案调、借阅。

1、严格履行调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅。

确因工作需要带出复印或摘抄文件,须经领导批准。

2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

3、档案归还,经档案管理人员检查无误后,立即归入档卷。

物业档案管理制度汇编篇六

1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。

4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续)，每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。

6.发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。

8.员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的'，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

1、物业管理公司验收档案:

1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);

2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;

3)机电设备保养合约;

4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);

5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司);

6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);

2、物业管理公司二次装修档案:

1)用户单元二次装修图则及审批手续;

2)二次装修期间管理处监督检查资料;

3、业户资料:

1)入伙情况记录;

4、物业管理公司管理文本汇编:

1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;

2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等;

3)物业管理公司各项管理分包合约;

5、物业管理公司设备维修保养类:

1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;

2)各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录;

4)物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录;

6、物业管理公司设施设备检测类:

1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;

2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;

4)避雷系统要有定期检测报告;

5)应有定期沉降检测报告;

6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录;

7)其它设施设备检测记录资料;

7、物业管理公司物业管理处运作类:

1)正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录;

2)物业管理公司管理费收缴情况

3)物业管理公司管理费财务报告

4)物业管理公司物业管理处运作报告;

物业管理公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议)

x物业管理公司物业管理处值班记录

x保安值班记录

x设备值班与巡检记录

x管理工作计划与报告

x工程设备管理计划与报告

x物业管理公司物业管理处往来信函

x用户报修与投诉处理记录

x承包商维修或保养工作情况记录

物业档案管理制度汇编篇七